Anleitung für das Protokoll-Tool

Unter dem Menüpunkt "Sitzungen" finden Sie eine Übersicht aller angelegten Sitzungen.
  • Sitzung erstellen: Geben Sie im Formular oben ein Datum ein und klicken Sie auf "Sitzung hinzufügen".
  • Sitzung bearbeiten: Klicken Sie auf den Button "Tagesordnung" neben einer Sitzung, um deren Inhalte zu bearbeiten.
  • Sitzung löschen: Klicken Sie auf den "Löschen"-Button. Achtung: Dies löscht die Sitzung und alle dazugehörigen Protokolleinträge endgültig.

In der Tagesordnungs-Ansicht einer Sitzung können Sie die einzelnen Punkte (TOPs) verwalten und protokollieren.
  • TOP hinzufügen: Nutzen Sie das Formular auf der linken Seite, um einen neuen Tagesordnungspunkt mit Titel und optionalem Dokumentenlink zu erstellen.
  • TOP bearbeiten: Jeder Tagesordnungspunkt kann über einen "Bearbeiten"-Button editiert werden, um Titel oder Dokumentenlink anzupassen.
  • Sortierung ändern: Ändern Sie die Zahlen in den kleinen Feldern vor den TOP-Titeln und klicken Sie auf "Sortierung aktualisieren".
  • Protokollieren: Klappen Sie einen TOP auf, um die Eingabefelder für "Notizen" und "Email-Versand" (Beschlüsse) zu sehen.
    • Automatische Speicherung: Ihre Eingaben in den Textfeldern werden automatisch im Browser zwischengespeichert und beim Neuladen der Seite wiederhergestellt.
    • Manuell speichern: Klicken Sie auf "Protokollpunkt speichern", um die Inhalte endgültig in der Datenbank zu sichern. Dies leert auch den Zwischenspeicher.
  • TOP verschieben: Wenn ein TOP nicht behandelt werden kann, klicken Sie auf den "Verschieben"-Button. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den TOP in eine bestehende zukünftige Sitzung oder eine neu zu erstellende Sitzung kopieren können. Der ursprüngliche TOP bleibt zur Nachverfolgung in der aktuellen Sitzung bestehen.

Unter dem Menüpunkt "Dauerhafte TOPs" können Sie Tagesordnungspunkte verwalten, die automatisch jeder neuen Sitzung hinzugefügt werden.
  • Dauerhaften TOP hinzufügen: Nutzen Sie das Formular auf der linken Seite, um einen neuen dauerhaften TOP mit Titel, optionalem Dokumentenlink und Sortierreihenfolge zu erstellen.
  • Dauerhaften TOP bearbeiten: Klicken Sie auf den "Bearbeiten"-Button neben einem dauerhaften TOP, um dessen Details anzupassen.
  • Dauerhaften TOP löschen: Klicken Sie auf den "Löschen"-Button. Der TOP wird dann nicht mehr automatisch neuen Sitzungen hinzugefügt.
  • Automatische Übernahme: Jederzeit, wenn eine neue Sitzung erstellt wird, werden alle aktuell definierten dauerhaften TOPs automatisch zu dieser neuen Sitzung hinzugefügt.

Der Bereich "Vormerkungen" dient als Ihr persönlicher Merkzettel für weitere Themen, wie z.B. Tagesordnungspunkte der nächsten Gesamtkonferenz, des Schulvorstandes oder ähnlichem.
  • Erstellen: Notieren Sie Themen, die keiner konkreten Sitzung zugeordnet sind. Sie können ein optionales Fälligkeitsdatum und Notizen hinzufügen.
  • Verwalten: Die Liste zeigt Ihnen alle offenen Vormerkungen, sortiert nach Datum.
  • Löschen: Erledigte oder nicht mehr relevante Vormerkungen können einfach gelöscht werden.

  • Teilnehmer: Verwalten Sie eine Liste von Personen, die an Sitzungen teilnehmen können. Diese Liste dient aktuell nur der Übersicht.
  • E-Mail-Verteiler: Verwalten Sie eine Liste von E-Mail-Adressen. Diese Adressen stehen in der Protokoll-Ansicht zur Verfügung, um Beschlüsse direkt per E-Mail zu versenden.

Der Menüpunkt "Beschlüsse" dient als zentrale Beschlusssammlung. Hier können Sie wichtige Beschlüsse manuell eintragen, um eine schnelle Übersicht über alle getroffenen Entscheidungen zu haben.

Die Archiv-Funktion bietet Werkzeuge zur Pflege und Sicherung des Datenbestands.
  • HTML-Archiv erstellen (Altdaten): Wählen Sie ein vergangenes Jahr aus. Das System generiert eine .html-Datei mit allen Protokollen des Jahres.
  • Datenbank bereinigen: Nach der Erstellung der HTML-Datei können Sie die alten Daten aus der aktiven Datenbank löschen.
  • Notfall-Backup (Export): Laden Sie alle aktuellen Daten (Sitzungen, Teilnehmer, Beschlüsse etc.) als JSON-Datei herunter.
  • Notfall-Wiederherstellung (Import): Im Notfall (z.B. Datenverlust) können Sie eine Sicherungsdatei wieder hochladen. Achtung: Dabei werden alle aktuellen Daten überschrieben!
Tipp für Administratoren (Externes Backup):
Es gibt zusätzlich ein unabhängiges Notfall-Tool unter /tools/backup_manager.php, das auch bei defekter Hauptanwendung funktioniert.

Sollten Daten aus einer exportierten HTML-Datei wiederhergestellt werden müssen, kann dies über das Skript import_agenda.php geschehen.
Diese Funktion ist für Notfälle gedacht. Laden Sie dort eine vom System erstellte Archiv- oder Berichts-HTML-Datei hoch, um die darin enthaltenen Sitzungen und Protokolle in die Datenbank zu importieren. Bestehende Einträge werden nicht überschrieben.